Formulario EX-03: qué es, cuándo se usa y cómo rellenarlo paso a paso

El EX-03 es uno de los formularios que más se presentan en las oficinas de extranjería españolas y, al mismo tiempo, uno de los que más subsanaciones genera. En esta guía explicamos qué es exactamente, en qué trámites se utiliza, cómo rellenarlo sección por sección y los errores que conviene evitar, tanto si eres gestor como si preparas tu propia solicitud.

Qué es el formulario EX-03

El EX-03 es el modelo oficial de solicitud de autorización de residencia temporal y trabajo por cuenta ajena. Es el formulario que se usa cuando una persona extranjera va a trabajar en España contratada por una empresa o un empleador: la autorización combina el permiso de residencia y el de trabajo en un único procedimiento.

Tras la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Extranjería (RD 1155/2024), el Ministerio actualizó los modelos oficiales. Es importante usar siempre la versión vigente del formulario: presentar un modelo antiguo es motivo de requerimiento y retrasa el expediente. Si tienes dudas sobre qué modelo corresponde a cada trámite, en nuestra guía de formularios EX del Ministerio están todos ordenados por procedimiento.

Cuándo se usa el EX-03 (y cuándo no)

El EX-03 se utiliza, entre otros, en estos supuestos:

• Autorización inicial de residencia temporal y trabajo por cuenta ajena: el caso típico de una empresa que contrata a una persona que aún no reside legalmente en España.
• Modificaciones hacia la situación de residencia y trabajo por cuenta ajena desde otras situaciones, cuando el procedimiento lo prevé.

Y estos son los casos en los que no corresponde usarlo:

• Trabajo por cuenta propia (autónomos): su modelo es el EX-07.
• Arraigos y otras autorizaciones por circunstancias excepcionales: van con el EX-10.
• Reagrupación familiar: se solicita con el EX-02.
• Ciudadanos de la UE o familiares de comunitarios: régimen distinto, con sus propios modelos.

Elegir mal el modelo no es un detalle menor: la oficina puede requerir la subsanación o directamente inadmitir la solicitud, con semanas de retraso.

Quién presenta la solicitud

En la autorización inicial por cuenta ajena, quien promueve la solicitud es normalmente el empleador o la empresa que va a contratar, no la persona extranjera. Por eso el formulario tiene una sección específica de datos del empleador y por eso las gestorías juegan un papel tan importante en este trámite: suelen actuar como representantes de la empresa, preparando el expediente completo y presentándolo de forma telemática.

Cómo rellenar el EX-03 sección por sección

El modelo vigente se estructura en estas secciones:

1. Datos de la persona extranjera

Pasaporte, NIE (si ya lo tiene), nombre y apellidos tal y como figuran en el pasaporte, fecha, lugar y país de nacimiento, nacionalidad, nombre de los padres y domicilio en España. Un clásico de las subsanaciones: apellidos que no coinciden exactamente con el pasaporte o fechas en formato incorrecto.

2. Datos del empleador

Razón social o nombre del empleador, NIF/CIF, domicilio y datos de contacto. En autorizaciones iniciales por cuenta ajena esta sección es obligatoria: sin empleador identificado no hay trámite.

3. Datos del representante

Si presenta la solicitud una gestoría o un abogado en nombre del empleador, sus datos van aquí, junto con la acreditación de la representación.

4. Domicilio a efectos de notificaciones

Dónde quiere recibir las comunicaciones la parte solicitante. Merece más atención de la que se le suele dar: una notificación que llega a una dirección desactualizada puede significar perder un plazo de subsanación o de recurso.

5. Tipo de autorización solicitada

Las casillas donde se marca exactamente qué se pide (inicial, modificación…). Dejarlas sin marcar, o marcar la que no corresponde, es otro de los errores más repetidos.

6. Fecha y firma

La solicitud debe ir firmada por quien corresponda según el trámite. Las solicitudes sin firma, o firmadas por quien no tiene la representación acreditada, se requieren de subsanación.

Documentación que acompaña al EX-03

La documentación concreta depende del supuesto, pero en una autorización inicial por cuenta ajena suele incluir el pasaporte completo, el contrato de trabajo firmado, la documentación acreditativa de la empresa (solvencia, alta en la Seguridad Social) y el justificante del abono de la tasa correspondiente (modelo 790). Conviene revisar los requisitos específicos del supuesto concreto antes de presentar, porque la lista exacta varía.

Dónde y cómo se presenta

La solicitud se dirige a la Oficina de Extranjería de la provincia donde vaya a desarrollarse la actividad laboral. Los profesionales colegiados y representantes suelen presentarla de forma telemática a través de la plataforma Mercurio, que es hoy la vía habitual para gestorías y despachos: evita cita previa y deja constancia inmediata de la presentación.

En cuanto a los plazos de resolución, el máximo general en estas autorizaciones es de tres meses, aunque conviene verificar el plazo y el sentido del silencio administrativo del supuesto concreto, especialmente después de los cambios del nuevo reglamento. Tienes el detalle de las novedades en nuestro análisis del Reglamento de Extranjería 2025 (RD 1155/2024).

Errores frecuentes que retrasan el expediente

• Usar una versión antigua del modelo en lugar de la vigente tras el RD 1155/2024.
• Datos personales que no coinciden con el pasaporte (transcripciones de apellidos, fechas invertidas).
• NIE o pasaporte con dígitos bailados entre la solicitud y la documentación adjunta.
• Casillas del tipo de autorización sin marcar o mal marcadas.
• Solicitudes sin firma o firmadas por quien no acredita la representación.
• Presentar sin la tasa abonada o con el justificante de otro trámite.

Cada uno de estos errores se traduce en un requerimiento de subsanación: 10 días hábiles para contestar y semanas añadidas a la resolución.

Rellenar el EX-03 en minutos en lugar de en una tarde

Si gestionas varios expedientes al mes, rellenar los EX a mano (o con el PDF del Ministerio y mucho cuidado) es de las tareas que más tiempo consumen y más errores de transcripción producen. En GestoLab, la ficha del cliente se rellena una vez y el sistema genera el EX-03 automáticamente con esos datos — igual que el EX-01, EX-02, EX-07 y el resto de modelos oficiales. El PDF sale editable, para que lo revises antes de presentarlo en Mercurio, y la inteligencia artificial valida que la documentación del expediente esté completa y sea coherente.

El resultado: menos transcripciones manuales, menos subsanaciones y expedientes que salen el mismo día en que entra el contrato firmado.